در حال حاضر تعداد ساختمان‌هایی که از یک برنامه مشخص و مدون برای نگهداری و راهبری تاسیسات و تجهیزات مکانیکی خود بهره می‌برند، بسیار محدود است. تأسیسات ساختمان علاوه بر اینکه پیچیده‌ترین بخش ساختمان است، به دلیل ماهیت مکانیکی و داشتن قطعات متحرک فراوان بیشترین نرخ استهلاک را دارا می‌باشد و در نتیجه بالاترین پتانسیل بروز خرابی را دارد.

هریک از دستگاه‌ها و قطعات به منظور ارائه عملکرد مناسب بایستی از توصیه‌ها، روش‌ها، برنامه‌ها و بازدید‌های دوره‌ای مختص به خود بهره‌مند شوند. این موارد در استانداردها و مراجع بین‌المللی و کاتالوگ سازندگان دستگاه‌ها ارائه شده است. به طور معمول تاسیسات یک ساختمان متوسط از ده ها دستگاه و تجهیز مختلف تشکیل شده است و هر یک از این تجهیزات، برای کارکرد بهینه و درست خود نیازمند برنامه مدون و بازدیدهای دوره‌ای مخصوص به خود هستند. اگر بنا باشد هر یک از دستگاه‌ها فقط ده مورد در برنامه بازدید خود داشته باشند، در نگهداری و راهبری تاسیسات ساختمان بایستی صدها موضوع برنامه‌ریزی شده گنجانده شود و سپردن این تعداد برنامه به ذهن امری غیر ممکن است.

کلینک انرژی ساختمان پس از شروع همکاری با یک ساختمان جدید و پس از تدوین برنامه راهبری و بازدید‌ها دوره‌ای برای تمامی تجهیزات مکانیکی موجود در ساختمان، یک شناسنامه راهبری ایجاد می‌نماید و تاریخچه تعمیرات، سرویس‌ها و بازدیدهای دوره‌ای انجام شده بر روی هر تجهیز در شناسنامه آن ثبت می‌گردد.

علاوه بر دستگاه‌ها و تجهیزات مکانیکی، تمامی شیرآلات تاسیسات مرکزی ساختمان نیز شماره‌گذاری شده و به همراه عملکردشان بر روی لیبل شیر ثبت می‌گردند. در تاسیسات مرکزی یک ساختمان متوسط صدها شیر فلکه مختلف قرار دارند، در این شرایط دانستن عملکرد هر یک از شیرآلات و ثبت آنها بر روی لیبل هر شیر فلکه سبب تسریع عملیات تعمیر و سرویس‌دهی در شرایط اضطراری مانند بروز نشتی و ترکیدگی لوله و غیره در ساعات مختلف شبانه‌روز می‌شود.

داشتن شناسنامه به روز و کارآمد در صورت بروز خرابی دستگاه‌ها نیز کاربرد زیادی دارد. شناسنامه‌ای که در آن تمامی بازدید‌های دوره‌ای، تعمیرات و سرویس‌های انجام شده بر روی دستگاه در آن ثبت شده باشد دقیقاً همانند یک پرونده پزشکی، کارشناسان و متخصصان کلینیک انرژی ساختمان را به سمت یافتن آسیب اصلی پیش‌آمده هدایت می‌کند و در نتیجه از انجام سعی و خطاهای احتمالی جلوگیری به عمل می‌آورد.

علاوه بر موارد فوق، تمامی بازدیدهای روزانه و دوره‌ای انجام شده و گزارش آنها در دفترچه ثبت گزارشات ساختمان، که بر اساس تجهیزات و نیازهای ساختمان مورد نظر تنظیم و تهیه می‌گردد، به طور دقیق ثبت می‌شود. این دفترچه در محیط ساختمان و در اختیار کارفرما قرار دارد. با این حال پس از انجام هر مرحله بازدید، گزارش مربوط به آن بازدید نیز به صورت الکترونیکی تهیه شده و برای ساکنین و مدیریت ساختمان ارسال می‌گردد.

تمامی موارد فوق در راستای پیاده‌سازیی ک برنامه مستندسازی کارآمد و تهیه شناسنامه‌ای دقیق برای تاسیسات ساختمان، تدوین شده است. با اجرای این موارد ساکنین و مدیریت ساختمان از تمامی مراحل کارهای انجام شده و نگهداری و راهبری تاسیسات ساختمان مطلع گردیده و در هر زمان و هر مرحله می‌توانند نظرات خود را در راستای بهبود و ارتقای سطح خدمات ارائه شده بیان نمایند.